パソコンが苦手でも大丈夫ですか？

スマホで撮影できれば大丈夫です。表の集計や会計ソフトへの取込は当事務所が行います。

工事番号が分からない領収書はどうすればいいですか？

「000（共通）」にしてください。月末に当事務所と一緒に振り分けます。

現場の職人さんが立て替えた領収書はどうなりますか？

職人さんにも撮って送ってもらうか、封筒に工事番号を書いて事務所に持ち帰ってもらいます。

【建設業】領収書・請求書をスマホで撮るだけで工事別の粗利が見えてくる！税理士法人が解説する実践ステップ

2026年11月2日 2026年11月2日

brilo-t_admin

建設業は工事ごとに原価が違い、支払いは翌月末なのに入金は完成から2〜3か月後という「先に払って、後でもらう」商売です。
そのため、領収書・請求書が紙の束のままでは決算まで儲けが見えず、手元のお金も感覚で判断するしかありません。
実際、追加工事の請求漏れなどで粗利率が13.8%から5.4%に下がった例もあり、毎月の工事台帳があれば工事の途中で気づくことができます。
このコラムでは、「撮る」と「1行足す」だけで始められるデジタル化の流れを、6つのステップに分けてご紹介します。

決算まで儲けが分からない状態は、「撮る」と「並べる」で変えられます
STEP1. 領収書は「もらったその日」にスマホで撮るだけでいい
STEP2. 会計ソフトの「部門」に工事を登録すれば、集計は自動で分かれる
STEP3. 予算と実績を並べると、「どこで利益が削られたか」が工事中に分かる
STEP4. 届いた請求書は、支払日順の一覧に1行足すだけ
STEP5. 3か月先の通帳残高が見えれば、早めに手を打てる
STEP6. 最初の1か月は「撮る習慣」をつけるだけで十分
導入前によくいただく質問
まとめ

決算まで儲けが分からない状態は、「撮る」と「並べる」で変えられます

領収書をスマホで撮り、届いた請求書を一覧に並べる。
これだけで「どの工事がいくら儲かったか」と「3か月先にお金が足りるか」が、毎月わかるようになります。
難しい会計の知識は必要ありません。
仕訳や最終チェックは、税理士法人ブリーロパートナーズが一緒に行います。

建設業の社長さんからは、よくこんな声を伺います。

工事が終わって決算を締めるまで、儲かったのか損したのか分からない
領収書が箱や車のダッシュボードにたまり、月末にまとめて整理している
入金は完成後2〜3か月先なのに、外注費や材料費の支払いは翌月末。手元のお金が心配

デジタル化に取り組むと、毎月の経理は次のように変わります。

	今まで	導入後
領収書の整理	月末にまとめて手入力、数時間	受け取った日に撮影、1枚10秒
工事の損益	決算後にやっと分かる	毎月、工事ごとに粗利が見える
支払いの把握	請求書の束を見て計算	支払一覧で日付順にひと目で分かる
資金繰り	通帳残高を見て感覚で判断	3か月先の残高を表で予測できる

全体の流れは下の図のとおりです。
上の段が「領収書→工事別の損益」、下の段が「請求書→資金繰り」のルートです。
どちらのルートも、会社で行うのは左側の2つの作業だけ。
右側の表づくりは当事務所が担当します。

STEP1. 領収書は「もらったその日」にスマホで撮るだけでいい

ポイントは「工事番号を書いてから撮る」こと。
これさえ守れば、あとは会計アプリのAI読み取り（AI-OCR）が、日付・金額・支払先を自動で文字にしてくれます。

準備するもの

準備するもの：スマホ、AI読み取り機能のある会計アプリ（マネーフォワードクラウド、freee、弥生などのスマホアプリ）、工事番号表（ステップ2で当事務所と一緒に作ります）。

手順（1枚10秒程度で終わります）

領収書の余白に工事番号をペンで書く（例：26-012）。どの工事にも属さない事務所の経費は「000」とします
平らな場所に置き、四隅が入るように真上から撮影する。
アプリが読み取った内容のうち、日付・金額・工事番号の3か所だけを確認する。
原本は月ごとの封筒に入れて保管する（処分は当事務所に確認してから）。

AIが自動で読み取る6つの項目

項目	例	確認のポイント
日付	2026/10/13	年の読み違い（2025など）がないか
支払先	○○建材店	店名が略称になっていないか
金額（税込）	38,500円	手書きの領収書は特に要確認
登録番号	T1234567890123	インボイス（適格請求書）の番号。T＋13桁
内容	合板、ビス	「品代」だけなら一言メモを追加
工事番号	26-012	写真に写った手書きの番号を入力

感熱紙・共通経費・原本の扱いで失敗しないコツ

感熱紙のレシートは早めに：数か月で字が薄くなることがあります」。もらったその日に撮るのが一番です。

複数の現場で使った費用は「000」：ガソリン代や高速代などは共通扱いにしておけば、後でまとめて各工事に振り分けます。

原本の処分は事前に相談：撮影データの保存方法には電子帳簿保存法のルールがあります。原本を廃棄したい場合は、必ず当事務所へご相談ください。

STEP2. 会計ソフトの「部門」に工事を登録すれば、集計は自動で分かれる

会計ソフトの「部門」機能に工事を1件ずつ登録すると、領収書に書いた工事番号がそのまま工事別の集計になります。
最初の設定は当事務所が行い、毎月の取込はボタン操作数回で終わります

初期設定は一度だけ：部門マスタの作成

部門コード	工事名	請負金額	工期
000	共通（事務所・複数現場）
26-011	A様邸新築工事	18,000,000円	2026/8〜2026/12
26-012	B社倉庫改修工事	6,500,000円	2026/10〜2026/11
26-013	C町道路補修工事	3,200,000円	2026/11〜2027/1

新しい工事を受注したら、この表に1行足して当事務所にご連絡いただくだけです。

勘定科目は「原価4区分＋販売管理費」で仕分ける

区分	主な内容	工事番号
材料費	木材、鋼材、生コン、資材の購入	工事ごと
労務費	現場作業員への日当・給与	工事ごと
外注費	協力会社・一人親方への工事代	工事ごと
経費	重機リース、現場の燃料・駐車場・産廃処理	工事ごと（不明なら000）
販売管理費	事務所家賃、事務用品、接待交際	000

取込データのイメージと毎月の流れ

月末までにアプリでの読み取りを終える（未確認のものを残さない）
当事務所が勘定科目と工事番号をチェックし、会計ソフトに取り込む
取込後、工事別の集計表（次のステップでご紹介する工事台帳）を当事務所からお渡しする

アプリで読み取ったデータは、次のようなCSV（表形式のデータ）になって会計ソフトに入ります。

日付,借方科目,部門,金額,税区分,貸方科目,摘要
2026/10/13,材料費,26-012,38500,課税仕入10%,現金,○○建材店合板・ビス
2026/10/14,経費,26-011,12100,課税仕入10%,現金,△△リース発電機
2026/10/15,経費,000,2480,課税仕入10%,現金,高速代

自社で作る必要はありませんが、「部門」の列に工事番号が入ることだけ覚えておいてください。

STEP3. 予算と実績を並べると、「どこで利益が削られたか」が工事中に分かる

工事番号ごとに原価が集まると、毎月「工事台帳」ができあがります。
見積時の予算と並べることで、利益を削った原因が工事の途中で分かり、次の見積にも生かせます。

倉庫改修工事の台帳で見る、予算と実績のズレ

例：26-012 B社倉庫改修工事（請負金額 6,500,000円）

区分	予算（見積時）	実績	差額
材料費	1,800,000円	1,900,000円	+100,000円
労務費	600,000円	600,000円	0円
外注費	2,900,000円	3,300,000円	+400,000円
経費	300,000円	350,000円	+50,000円
原価合計	5,600,000円	6,150,000円	+550,000円
粗利（粗利率）	900,000円（13.8%）	350,000円（5.4%）	−550,000円

この例では、外注費が予算を40万円超えています。
現場で追加工事を頼まれたのに、お客様への追加請求を忘れていた。これが建設業でよくあるパターンです。
毎月台帳を見ていれば、工事中に気づいて請求できます。

押さえておきたい建設業会計の3つの用語

共通費の配賦：工事番号「000」の費用（複数現場で使う車両の燃料、現場監督の給与など）は、月末に売上や工期の割合で各工事に振り分けます。配分のルールは当事務所と一緒に決めます。

未成工事支出金：決算日にまだ終わっていない工事の原価は、その年の費用にせず「資産」として翌期に繰り越します。工事番号で原価が分かれていれば、この計算が正確かつ簡単になります。

完成工事高：工事が完成し、引き渡した時点で売上になります。工期が長い工事では、進み具合に応じて売上を計上する方法もあるため、該当しそうな場合はご相談ください。

毎月チェックするのはこの3点だけ

実績が予算を超えている区分はないか
追加・変更工事の代金を請求したか
粗利率が会社の目標（例：20%）を下回っている工事はないか

STEP4. 届いた請求書は、支払日順の一覧に1行足すだけ

協力会社や仕入先から請求書が届いたら、その場で支払一覧に1行追加します。
支払日順に並べておけば「いつ・誰に・いくら払うか」がひと目で分かり、そのまま資金繰り表の支払欄として使えます。

受け取りから振込までの4ステップ

紙の請求書はスマホで撮影、PDFは決めたフォルダ（例：「請求書受取/2026-11」）に保存する
AI読み取りで、支払先・請求額・登録番号・振込先を一覧に転記する（手入力でも1件1分）
工事番号を付け、発注書や納品書と金額が合っているかを確認する
中身を確認したら状態を「承認済」に、振り込んだら「支払済」に変える

2026年10月締め分の記入例

支払予定日	支払先	工事番号	内容	請求額	差引（協力会費等）	支払額	方法	状態
2026/11/10	○○建材店	26-012	合板・金物	418,000円	0円	418,000円	振込	承認済
2026/11/30	△△工業	26-011	基礎工事	1,650,000円	−16,500円	1,633,500円	振込	承認済
2026/11/30	□□電設	26-012	電気設備工事	880,000円	0円	880,000円	振込	未確認
2026/11/30	△△リース	000	重機リース料	132,000円	0円	132,000円	口座振替	承認済
2026/12/25	◇◇鋼材	26-013	鉄筋	550,000円	0円	550,000円	でんさい	未確認

この例では、11月の支払合計は3,063,500円。
この合計が、次のステップで作る資金繰り表にそのまま入ります。

Excel管理・インボイス・振込データのポイント

Excelやスプレッドシートで管理する場合：上の表の列をそのまま見出しにし、月別の合計はSUMIFS関数で「支払予定日」と「状態」を条件に集計します。ひな形は当事務所がお渡しします。
登録番号のない請求書に注意：登録番号（T＋13桁）がない請求書は、控除できる額が減ります。見つけたら備考欄に一言メモしてください。
総合振込データにも活用：同じ一覧から銀行の総合振込データを作れば、ネットバンキングでの入力ミスも減らせます。

STEP5. 3か月先の通帳残高が見えれば、早めに手を打てる

支払一覧の合計と入金予定を月ごとに並べると、3か月先の通帳残高が予測できます。
下の例では、利益が出ている会社でも1月末に残高が大きく減ることが、11月の時点で分かります。

利益が出ていても残高は減る：資金繰り表の例
単位：万円

項目	2026年11月	2026年12月	2027年1月
① 前月からの繰越	800	619	624
工事代金の入金	420	900（A様邸中間金）	650（B社倉庫改修）
② 入金計	420	900	650
外注費・材料費（支払一覧より	306	480	520
給与・賞与	180	300	180
社会保険料・税金	45	45	65
借入金の返済	30	30	30
その他の経費	40	40	40
③ 支払計	601	895	835
翌月への繰越（①＋②−③）	619	624	439

表を読むときの3つの視点

安全ラインを決めておく：残高が「1か月分の支払額」（この例では約780万円）を下回る月は要注意です。例では3か月とも下回っており、特に1月末は439万円まで減ります。

入金と支払のズレを見る：建設業は「先に払って、後でもらう」商売です。工事が増えて忙しい時期ほど、残高が減ることがあります。

12月・7月は支払が膨らむ：賞与、年末調整、納税が重なる月は、例年より多めに見積もっておきましょう。

不足が分かったら、2か月前に動くのが鍵

早めに気づけば、取れる選択肢は多くなります。

工期の長い工事は、出来高に応じた中間請求や前受金をお客様に相談する
請求漏れの追加工事がないか、工事台帳で確認して請求する
銀行への借入相談は、資金繰り表を持って早めに行く

STEP6. 最初の1か月は「撮る習慣」をつけるだけで十分

完璧を目指す必要はありません。まずは1か月、領収書を撮ることだけ続けてください。
工事台帳と資金繰り表は、2か月目から当事務所がお作りします。

導入直後にやる5つのこと

会計アプリをスマホに入れ、当事務所とつなぐ（設定は訪問時に当事務所が行います）
進行中の工事を工事番号表に書き出す
領収書を受け取った日に撮影する（目標：月末の未撮影ゼロ）
届いた請求書を支払一覧に記入する
月末に当事務所へ「今月分終わりました」と連絡する

毎月のスケジュールと役割分担

いつ	会社（社長・事務担当）	ブリーロパートナーズ
毎日	領収書を撮影、請求書を一覧に記入	--
毎週金曜	支払一覧の金額を確認し承認	--
月末	未撮影がないか確認、当事務所へ連絡	読み取り結果のチェック
翌月10日まで	工事の追加・変更を連絡	会計取込、工事台帳と資金繰り表を作成
翌月15日頃	打合せで台帳と資金繰り表を確認（30分）	気になる工事・資金の動きを説明